Protección de datos para empresas

Informa a tu equipo de qué datos se recogen, para qué se usan, durante cuánto tiempo se conservan y quién puede acceder.

La geolocalización de fichajes debe limitarse a verificar entrada/salida en el servicio, evitando usos desproporcionados o vigilancia continua no necesaria.

Si existen representantes de los trabajadores o políticas internas, revisa el uso de fichajes, fotos, chat y geolocalización antes de implantar la herramienta.

Evita subir fotos con personas identificables, documentos personales, pantallas con datos sensibles o zonas privadas que no sean necesarias para acreditar la incidencia.

Usa fotos profesionales y proporcionales: antes/después, estado de una zona, reposición pendiente o evidencia de una tarea, sin exponer información de más.

Los datos fiscales y comerciales de clientes deben limitarse a lo necesario para presupuestos, proformas, contacto y prestación del servicio.

Si compartes presupuestos por enlace público, envíalos solo al contacto correcto y evita incluir información confidencial innecesaria.

Usa roles diferentes para administradores, responsables y trabajadores. Un trabajador no debería ver analítica, facturación, costes, clientes completos o datos de otros equipos si no lo necesita.

Revisa periódicamente usuarios activos, invitaciones pendientes y permisos de antiguos empleados o colaboradores.

Cuando una persona deje de trabajar con la empresa, desactiva su acceso lo antes posible y revisa si conserva enlaces, invitaciones o dispositivos compartidos.

Evita incluir en chats o notas datos sensibles que no sean necesarios para coordinar el servicio.

Las notificaciones internas deben usarse para avisos accionables: tareas asignadas, incidencias relevantes, solicitudes de material o mensajes de trabajo, no para comunicaciones ajenas al servicio.

Las fotos de tareas e incidencias deben almacenarse en espacios privados y mostrarse solo a usuarios con permiso.

Antes de compartir evidencias con clientes, revisa que la imagen no incluya personas, documentos, matrículas, pantallas o datos ajenos a la incidencia.

Definir plazos de conservación para fichajes, fotos, incidencias, mensajes y presupuestos.

Firmar contratos de encargo de tratamiento con proveedores necesarios y completar el registro interno de actividades de tratamiento si aplica.

Revisar estos textos con asesoría legal antes de captar clientes reales.